Zakelijke kosten en Btw-aftrek: Alles wat ondernemers moeten weten in 2025

Als ondernemer heb je te maken met allerlei kosten. Denk aan kantoorruimte, laptops, reiskosten, opleidingen of marktonderzoek. Maar welke kosten mag je eigenlijk aftrekken bij de inkomstenbelasting, en hoe zit het met de btw-aftrek? De Belastingdienst heeft hier duidelijke regels voor, maar de praktijk blijkt vaak nét even ingewikkelder. In dit artikel zetten we de belangrijkste punten op een rij, zodat jij geen aftrekbare kosten misloopt en verrassingen voorkomt.

Wat zijn zakelijke kosten?

Zakelijke kosten zijn uitgaven die je maakt om je onderneming draaiende te houden of te laten groeien. De vuistregel van de Belastingdienst is helder:

Kosten zijn zakelijk als ze een direct verband hebben met jouw onderneming en niet privé van aard zijn.

Voorbeelden daarvan zijn:

• Huur van je werkruimte of kantoor

• Inkoop van goederen of materialen

• Marketing- en advertentiekosten

• Reiskosten voor zakelijke doeleinden

• Opleidingen of cursussen die jouw kennis en vaardigheden als ondernemer verbeteren

Voor sommige uitgaven geldt echter dat ze volledig aftrekbaar zijn, andere slechts deels, en bepaalde kosten mag je in het geheel niet aftrekken.

Kosten in de aanloopfase

Ben je net begonnen? Ook de kosten die je maakte vóór de officiële start van je onderneming kunnen soms aftrekbaar zijn. Denk aan marktonderzoek, het schrijven van een ondernemingsplan of advieskosten bij de Kamer van Koophandel.

Je mag deze aanloopkosten aftrekken in het jaar waarin je start met je onderneming. Het is dus slim om ook vóór je start al je bonnetjes goed te bewaren.

Kosten in één keer aftrekken of spreiden?

Niet alle zakelijke kosten verwerk je op dezelfde manier in je aangifte inkomstenbelasting. Er is een onderscheid tussen:

1. Kosten die je in één jaar mag aftrekken

Dit zijn de meeste gewone kosten, zoals huur, telefoonkosten, administratiekosten of zakelijke reizen. Je trekt ze volledig af in het jaar waarin je ze maakt.

2. Kosten die je moet spreiden over meerdere jaren

Gaat het om uitgaven die je bedrijf meerdere jaren voordeel opleveren (bijvoorbeeld een laptop, machines of inrichting van je bedrijfspand), dan moet je deze afschrijven. Dit betekent dat je ieder jaar een deel van de kosten aftrekt, in plaats van alles in één keer.

Zo blijft je winstberekening eerlijk verdeeld over meerdere jaren.

Welke zakelijke kosten zijn (mogelijk) aftrekbaar?

De Belastingdienst publiceert een uitgebreid overzicht van welke kosten (deels) aftrekbaar zijn. Denk aan:

• Zakelijke telefoonkosten en internet

• Kosten voor vakliteratuur of websites

• Beurs- of seminarbezoek

• Huur van zakelijke ruimtes

• Representatiekosten (zoals zakelijke diners of relatiegeschenken – hier geldt vaak maar beperkte aftrek)

Ook hier geldt: er zijn uitzonderingen. Kosten met een dubbel zakelijk-privékarakter (bijvoorbeeld kleding of auto’s) zijn soms slechts gedeeltelijk aftrekbaar.

Kosten die je niet mag aftrekken

Niet alles wat je uitgeeft kun je ten laste van je winst brengen. Enkele voorbeelden van niet-aftrekbare kosten:

• Boetes (bijvoorbeeld verkeersboetes tijdens een zakelijke rit)

• Privé-uitgaven (kleding zonder logo, persoonlijke vakanties, boodschappen)

• Kosten die ‘te luxe’ of overduidelijk privé zijn kunnen ook afgewezen worden

Twijfelgevallen (zoals werkkleding of representatiekosten) vallen meestal onder de categorie "beperkte aftrek".

Btw-aftrek: Welke btw mag je wel en niet terugvragen?

Naast de inkomstenbelasting speelt voor ondernemers ook btw-aftrek een belangrijke rol. Hierbij gaat het niet om de kosten zelf, maar om de btw die je hebt betaald bij zakelijke uitgaven.

Btw die je mag aftrekken:

• Btw op goederen en diensten die je gebruikt voor belaste zakelijke prestaties

• Denk aan: kantoorartikelen, zakelijke reizen, inkoop van handelsgoederen, zakelijke software

Btw die je niet mag aftrekken:

• Btw op relatiegeschenken en personeelsvoorzieningen boven bepaalde drempelbedragen

• Btw op bepaalde etentjes of representatiekosten (deels niet aftrekbaar)

• Btw bij privégebruik (bijvoorbeeld een auto die je deels privé rijdt) – hier geldt een correctie

Tip: houd een duidelijke administratie waarin onderscheid gemaakt wordt tussen zakelijke en privé-uitgaven.

Praktisch advies voor ondernemers

1. Bewaar alles – factureer en archiveer alle bonnetjes, ook als je twijfelt of ze zakelijk aftrekbaar zijn.

2. Maak onderscheid privé vs zakelijk – voorkom discussies met de Belastingdienst door helder te scheiden.

3. Let op btw-correcties – vooral bij gemengd gebruik (auto, telefoon, internet).

4. Check aanloopkosten – start je onderneming? Verzamel ook de uitgaven die je vóór oprichting hebt gedaan.

5. Plan afschrijvingen slim – grote investeringen verdeel je over meerdere jaren, dit beïnvloedt je jaarresultaat.

Zakelijke kosten en btw-aftrek zijn belangrijke instrumenten om jouw belastbare winst te verlagen. Door goed op de hoogte te zijn van de regels en uitzonderingen, voorkom je dat je te veel belasting betaalt of achteraf correcties krijgt.

Wees zorgvuldig, houd een strakke administratie bij, en gebruik alle mogelijkheden die de Belastingdienst biedt.